Um desafio comum a qualquer empresa é a redução de custos. Essa prática permite uma melhoria da gestão financeira e tem reflexos diretos no fluxo de caixa, algo que se reflete no resultado da companhia. Neste sentido, uma grande aliada de um time de gestão é a padronização de processos operacionais. Ela é, em suma, o esforço empreendido para criar e formalizar rotinas de como as atividades organizacionais serão executadas.
A melhoria de um processo resulta em inúmeros resultados para a organização. Um deles é a identificação de um padrão que melhore a produtividade dos colaboradores e a qualidade das entregas, e que acaba por ser traduzido no fluxo do processo.
Neste artigo vamos te explicar os principais benefícios de aplicar essa metodologia no seu negócio, além de dar dicas práticas de como padronizar e formalizar a sua rotina organizacional.
Antes de seguirmos com o conteúdo, gostaríamos de recomendar um material complementar que é o nosso e-book de padronização de processos. Com a leitura dele, você estará pronto para dominar a aplicação de padrões e encontrar melhorias na sua empresa.
Como a padronização de processos operacionais ajuda a reduzir custos?
Como mencionado anteriormente, um dos pontos mais importantes da padronização de processos operacionais está em contribuir com a melhoria de resultados de uma companhia. E um dos principais benefícios observados com essa prática é justamente a redução de custos, um elemento chave na busca por melhores resultados financeiros e operacionais.
E como a adoção de padrões pode contribuir com esse objetivo de reavaliar os principais gastos?
Em primeiro lugar, a própria busca pela padronização tem como foco identificar o que podemos chamar de “o melhor processo com o menor esforço”. Isto é, a rotina que gera melhores resultados, mas sem sobrecarregar.
Outro ponto muito relevante é que a padronização de processos ajuda a minimizar o risco de erro humano. Vale lembrar que um erro, por si só, é um custo — financeiro, de retrabalho, de oportunidade, entre outros. Errar menos, portanto, também contribui na redução de custos de uma organização.
Há ainda benefícios adicionais como a estabilidade do processo ou então o ganho de tempo, já que muitos processos acabam modificados com frequência pelo time de gestão quando não há um padrão definido. É o chamado “custo de reinvenção” (inclui desperdícios de tempo, fabricação, insumos, entre outros recursos).
Ferramentas e práticas que ajudam a reduzir custos
O uso de ferramentas sempre contribui para facilitar a aplicação de conceitos e técnicas avançados de gestão empresarial. Não é diferente na padronização de processos: diversas práticas contribuem com a sua implementação.
Uma das mais comuns no contexto organizacional é a formalização de atividades por meio de um documento publicado internamente pela empresa, o qual apresenta informações acerca da execução de cada processo organizacional. Trata-se de uma espécie de manual, que pode ser seguido por qualquer colaborador.
Além deste, existem inúmeros outros documentos que podem ser utilizados para apoiar na padronização dos processos. Um exemplo são os checklists, que apresentam o passo a passo das atividades e tarefas de rotina — que podem ser utilizados como apoio na execução das atividades e em sua posterior verificação.
O uso da tecnologia é outra boa prática na padronização de processos. Você pode, por exemplo, criar formulários eletrônicos que facilitem e padronizem a execução de tarefas específicas, ou utilizar e-mails pré-formatados que contribuem no aumento da produtividade e padronização da operação.
Por fim, podemos mencionar outras ferramentas como a oferta de treinamento para os colaboradores (o padrão, afinal, deve ser utilizado por todos), a criação de dashboards com indicadores ou mesmo a implementação de auditorias com o objetivo de reduzir os erros de execução.
A técnica de padronização de processos operacionais da 3Neuron
A 3Neuron é uma empresa especializada na melhoria de processos organizacionais. E uma das nossas contribuições é, em muitos casos, a padronização de atividades.
Alguns casos ilustram a importância de encontrar um padrão na rotina organizacional, como é o caso de empresas que possuem muitas etapas e documentos no contexto de cada um de seus processos. Esse cenário, geralmente, traz um excesso de aprovações. Neste caso, a simplificação com automação de etapas é uma solução a ser avaliada.
Também é comum encontrar bons resultados de longo prazo adotando padrões. Já tivemos casos de clientes que encontravam dificuldades para expandir seu negócio, para os quais a padronização das atividades contribuiu de forma significativa no aumento da capacidade produtiva sem implicar na ampliação de recursos humanos.
Utilização da automação de processos
Uma ferramenta muito útil na busca pela padronização de processos é o uso de automação. Trata-se de uma forma automática de executar tarefas que não exijam a participação humana. Isto é, aquelas que podem ser substituídas por um robô.
Essa é uma prática recomendada quando há um volume relevante em termos de atividades repetitivas. Assim, um robô permite que ela seja feita sem que um colaborador precise investir tempo.
Neste contexto, importante citar dois tipos comuns de automações quando se fala em gestão por processos:
- Uso de RPA – automação de atividades: trata-se da automação de atividades que podem ser feitas pelos robôs, liberando o colaborador para tarefas mais complexas.
- Uso de BPMS – automação de fluxo: automatiza a execução do fluxo de um processo, permitindo que ele seja executado em formato digital, com seu fluxo controlado por uma ferramenta automatizada.
Casos de sucesso com automações
Vale destacar que, assim como a padronização de processos, as automações também ajudam a reduzir custos. Isso acontece porque evitam o gasto de tempo do colaborador (que, por regra, é remunerado por hora trabalhada) e evitam erros humanos, como o preenchimento de uma planilha ou a validação de dados.
As automações são especialmente úteis em algumas situações específicas como, por exemplo: a execução de atividades mecânicas e repetitivas, o apoio para a busca de múltiplas fontes de informação, a distribuição de processos entre várias pessoas (que podem ser centralizadas em um robô), o uso de diferentes sistemas e ferramentas dentro da empresa ou mesmo a conferência de informações.
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