07 de novembro de 2022

Ferramentas de melhoria contínua: monitoramento e gestão do dia a dia

O uso de ferramentas de melhoria contínua é uma das melhores formas para que uma equipe de gestão consiga manter a evolução de resultados e mesmo de cultura ou mentalidade de um negócio. Esse, afinal, deve ser um objetivo constante de qualquer empresa.

No entanto, quando falamos de melhoria contínua, não são as ferramentas que fazem a diferença, mas sim o uso correto delas. Portanto, ao longo do artigo, além dos recursos que são recomendados para esse foco, nós vamos abordar também e principalmente quais são as melhores práticas para seguir aprimorando o seu negócio.

Ambos os aspectos acabam sendo utilizados diretamente no que se chama de gestão do dia a dia. Ela é extremamente importante tanto na validação de processos, como na implementação de uma cultura organizacional voltada para resultados.

Antes de seguirmos com o nosso conteúdo sobre boas práticas de melhoria contínua, fica o convite para baixar o nosso e-book de padronização de processos, pois esse assunto será bem importante para o que vamos abordar a partir de agora.

Ferramentas de melhoria contínua e boas práticas para promover a gestão do dia a dia

Para uma boa gestão é essencial a implementação de uma cultura orientada para resultados. No entanto, não é raro ver companhias que acabam focadas em inovação dentro do planejamento estratégico e se esquecem de que, além de transformar, é necessário manter um bom desempenho.

É neste ponto que entra o que chamamos de “gestão do dia a dia”. E ela é, afinal, fundamental nesse processo de aprimorar as tarefas e processos da sua organização.

Na sequência, vamos passar por algumas técnicas e ferramentas para a promoção do processo de melhoria contínua na sua empresa. 

Vale analisar cada uma delas e qual o impacto que a sua implementação pode ter no seu negócio.

Acompanhamento de indicadores

A primeira boa prática de melhoria contínua é bem conhecida: o acompanhamento de indicadores. É comum, por exemplo, definir algumas métricas relevantes que devem ser monitoradas pelo time de gestão.

Uma ótima ferramenta para esse objetivo é a construção de dashboards que ofereçam uma atualização automática. Por meio desse recurso, é possível ter um fácil acompanhamento dos indicadores que se mostram com maior relevância, acelerando a análise e a montagem de um plano de ação.

Auditorias

Outra boa forma de trabalhar a melhoria contínua do seu negócio é por meio da implementação de auditorias. 

Elas podem ser tanto internas, como também externas. O foco deve ser a análise dos processos e se tudo vem sendo executado de acordo com o direcionamento da empresa.

É bem comum que exista uma associação negativa do processo de auditoria — há até mesmo gestores que possuem medo desse tipo de análise. No entanto, essa não deve ser a forma pela qual a prática deve ser encarada, mas sim como uma oportunidade de verificar as diretrizes dos processos e das tarefas.

O grande motivo pela qual as auditorias contribuem para a melhoria contínua está em identificar eventuais falhas de processo para que eles possam ser tratados e, consequentemente, cria-se um plano de ação para evitar que sigam presentes. Essa, aliás, é a nossa próxima ferramenta.

Acompanhamento do plano de ação

Ao identificar oportunidades de melhoria dentro do seu negócio, é importante ter um plano de ação em busca da implementação dessas questões. É o caso de modelos bem conhecidos no mundo organizacional, como o PDCA (Plan-Do-Check-Act) — “planejar, fazer, checar e agir”, em tradução livre para o português.

Outro modelo bem útil para acompanhar métricas e ações é o 5W2H, que consiste em uma série de perguntas (em inglês, por isso o uso das siglas) que ajudam a identificar e monitorar tarefas. São elas: 

• O quê? (What)
• Por quê? (Why)
• Onde? (Where)
• Quem? (Who)
• Quando? (When)
• Como? (How)
• Quanto custa? (How much)

Treinamento constante

Falamos anteriormente como, muitas vezes, o planejamento estratégico foca apenas no novo e se esquece de manter as condições atuais. A mesma lógica, feliz ou infelizmente, é comum também nos treinamentos aplicados e oferecidos aos colaboradores.

Os treinamentos de rotina, portanto, também são relevantes para essa estratégia de melhoria contínua. Eles servem tanto para aumentar o aprofundamento diário da gestão do negócio, como também permitem diálogos e conversas que podem contribuir na busca de soluções para desafios do dia a dia.

Melhoria contínua

Por fim, não se esqueça de estabelecer condições para que o processo de melhoria contínua esteja presente dentro das tarefas e atividades de rotina. Uma boa forma de garantir esse processo é utilizando scripts ou check-lists junto aos colaboradores.

Por que essas práticas são relevantes para uma organização?

As boas práticas que compartilhamos ao longo deste artigo podem contribuir diretamente com o processo de melhoria contínua de uma empresa.

Em primeiro lugar, é bem comum que gestores reduzam o seu foco nesses pontos ao longo do tempo. É natural, afinal, que após produzir bons resultados exista um certo relaxamento. A aplicação dessas práticas no dia a dia organizacional ajuda a evitar esse problema.

Além disso, essas recomendações também contribuem para elevar a maturidade do time de gestão — algo que pode contribuir de maneira determinante para a implantação da cultura organizacional.

Como um escritório de processos pode ajudar a institucionalizar estas práticas?

Para que as melhorias contínuas não se percam durante o tempo, é importante contar com um escritório de processos. Essa organização permite a divisão dos responsáveis em duas grandes camadas: a direcionadora (time de gestão) e a camada de execução (time de colaboradores).

A 3Neuron pode te ajudar a construir esses resultados e melhorias dentro da sua empresa. Nós somos especialistas em consultoria de processos e sabemos os atalhos para garantir que as boas práticas mencionadas ao longo do texto sejam corretamente implementadas dentro do seu negócio.

Agora que você aprendeu mais sobre a busca por melhoria contínua, aplique este processo essencial para o futuro da sua empresa. Fale com um dos nossos especialistas!