06 de dezembro de 2023
Automatizando rotinas com RPA ou Power Automate
A 3Neuron é uma empresa especialista em gestão de processos, que inclui atividades como rotinas com RPA e Power Automate, para garantir a transformação digital performática a todos os negócios.
Em termos empresariais, a automatização de processos é uma protagonista. Isso porque os gestores têm percebido resultados com uma melhor efetividade operacional e alta produtividade. Neste contexto, duas soluções estão em voga para automatizar tarefas: Rotinas com RPA e Power Automate da Microsoft.
Estas duas ferramentas se destacam em virtude do seu poder de aprimorar fluxos de trabalhos, e também automatizar processos.
Neste artigo, vamos explicar como estes dois recursos revolucionam as rotinas diárias das organizações, em nome da eficiência e eficácia.
Entendendo a automação de processos
Conceitualmente, a automação de processos consiste em um método que otimiza a eficiência operacional das empresas. Em outras palavras, o conceito visa trocar as tarefas manuais por sistemas automatizados.
Como efeito desta mudança, há ganhos em produtividade, economia e redução de erros operacionais. Esta automação permite que colaboradores se concentrem nas tarefas mais importantes e deixem as atividades repetitivas no “automático”.
Por exemplo, ao invés de um gestor ou colaborador perder horas em uma demanda menos relevante, com a automação este profissional tem mais horas disponíveis para pensar na tomada de decisões e elaboração estratégica.
A automação de processos é flexível e aplicável nos diferentes setores de uma instituição. Além disso, também é essencial para manter a alta competitividade, pois empresas que ignoram este fato podem enfrentar dificuldades em seu desenvolvimento no futuro.
Exemplos práticos da automação de processos
Para empresas que possuem muitas atividades operacionais repetitivas, a automação funciona como um excelente co-worker. Alguns exemplos de atividades simples para automatizar:
- Envio de e-mails
- Chats com clientes
- Conciliação bancária
- Reconciliação de contas
- Cadastro
- Coleta de informações
- Análises de dados
- Auditorias
Como resultado, o negócio se torna mais escalável pela automação, isso é, a organização consegue expandir sem contratar outras pessoas para realizar tarefas manuais e repetitivas.
Os dois caminhos da automação
Existem duas alternativas para automatizar processos empresariais. Primeiro, a empresa tem a possibilidade de contratar um desenvolvedor de software especialista. Entretanto, com esta opção, além de cara, exige um longo tempo para o desenvolvimento.
Outro caminho está na automação das rotinas com RPA (Robotic Process Automation – Automação de Processos Robóticos), um jeito rápido e fácil de implementação.
Robotic Process Automation: Por dentro da automação das rotinas com RPA
Uma tecnologia que usa bots de software para efetuar tarefas repetitivas com base em sistemas digitais – essa é a definição de RPA muito bem aceita.
Os bots estão cada vez mais inteligentes, podendo fazer cálculos avançados, extrair dados de documentos e interagir com aplicativos.
Em particular na área de finanças, a RPA tem demonstrado grandes avanços. Por exemplo, ao reconciliar contas ou relatórios com uma velocidade incrível. Tarefas que antes exigiam dias ou meses agora ocorrem em alguns segundos.
No entanto, também há desvantagens. Um exemplo está na alteração de gráficos e configurações que geram inconsistências com RPA pré-programada, sendo necessária uma nova programação para tudo voltar a funcionar perfeitamente.
Power Automate – Automatização de Fluxos de Trabalho da Microsoft
O Power Automate é uma ferramenta da Microsoft para todos os tipos de empresas. Com essa solução, de um modo intuitivo, conseguimos originar diversos fluxos de trabalho automatizados sem conhecimento de programação.
Um dos pontos positivos do Power Automate está na integração com outros aplicativos como Microsoft 365, SharePoint e Dynamics 365. Isso quer dizer que sem dificuldades você consegue automatizar tarefas no Word, Excel, PowerPoint ou outros programas populares da Microsoft.
Assim, as organizações automatizam processos internos e externos. Esta automatização inclui tanto a geração de relatórios como a aprovação de documentações.
Um exemplo de empresa que utiliza a ferramenta é a Coca-Cola, que fornece produtos para mais de 200 mil varejistas e usa Power Automate no gerenciamento de pedidos.
Integrando RPA e Power Automate para Automatização Avançada
RPA e Power Automate geram uma combinação poderosa. Com RPA, as tarefas repetitivas são realizadas automaticamente, ao passo que no Power Automate é possível automatizar em toda a empresa os fluxos de trabalho. Isso significa atualização em tempo real e ganho de tempo.
Por exemplo, um bot efetua rotinas com RPA para extrair dados do sistema, enquanto, ao mesmo tempo, o Power Automate de um jeito automático envia estes dados para todas as equipes.
Implementação prática
Com o aprendizado sobre as tecnologias que você acaba de receber já é possível compreender como a automatização pode ser uma realidade, ao seu negócio, via integração de rotinas com RPA e Power Automate.
Antes de tudo, uma implementação de alta qualidade exige uma abordagem estratégica. De início, procure identificar quais são os processos essenciais para a automatização. Depois, existe a necessidade de priorizar as tarefas que mais gastam recursos e tempo.
Na sequência, providencie a configuração das ferramentas segundo as demandas da empresa, fornecendo um treinamento específico aos colaboradores.
De uma forma geral, o monitoramento contínuo e a implementação gradual são práticas indispensáveis para conquistar sucesso na implementação prática de RPA + Power Automate.
Considerações de segurança e compliance
Não basta providenciar as implementações de qualquer jeito, buscando resultados a todo custo. Antes de implementar a transformação digital das rotinas com RPA e Power Automate, é essencial levar em conta as implicações de conformidade e segurança.
Encare como uma prioridade a conformidade com regulamentações como o GDPR e a LGPD, além de investir na proteção de dados sensíveis. Inclusive vale a pena monitorar de uma maneira rigorosa e implementar políticas de acesso, enquanto a organização colhe os frutos da automatização.
Medindo o Impacto da Automação
Sem medir os resultados não dá para saber se os planos de automatização funcionam na prática. Algumas métricas da análise de desempenho essenciais são:
- Economia de recursos
- Redução de erros
- Diminuição de tempo para a produção
- Aumento de produtividade
Ao comparar custos de implementação com as vantagens obtidas, é possível avaliar o ROI (Retorno Sobre Investimento). Além disso, você pode usar os dados de mensuração para estabelecer estratégias com ferramentas de melhoria contínua e otimização na implantação de processos.
Conclusão
Libere os colaboradores das atividades repetitivas para efetuar tarefas estratégicas e criativas, aumentando a eficiência operacional, com uma solução: Rotinas com RPA e Power Automate.
Aos negócios em expansão, esta combinação é uma ótima estratégia inicial por automatizar tarefas repetitivas e reduzir a contratação de pessoas. Assim, RPA com Power Automate gera um aumento de escalabilidade do negócio.
Adotar rotinas com RPA + Power Automate melhora a precisão junto da qualidade, ao passo que economiza recursos e tempo.
A evolução está presente de forma contínua no mundo dos negócios, sendo a automatização uma vantagem competitiva cada vez mais valorizada.
O futuro está na RPA 2.0 que vai impulsionar a hiperautomação e tornar as máquinas mais eficientes em tarefas como monitorar, medir, desenvolver ou analisar.
Para saber como a 3Neuron pode orientar sua empresa na implementação de novas formas de trabalho, entre em contato agora mesmo.