Ok, você já sabe que para atingir seus objetivos deverá desenvolver um trabalho com os processos da organização, de modo a aperfeiçoar e/ou padronizar sua execução. Os benefícios são atrativos o suficiente para justificar o investimento, a dedicação de tempo e o envolvimento dos colaboradores. Resta apenas colocar a mão-na-massa. Mas como isso será feito?
Começando do começo
Uma das principais dúvidas ao se iniciar um trabalho com processos é a abordagem a ser utilizada. Assim como ocorre em diversas áreas de negócio, as ferramentas e metodologias disponíveis são diversas, e não são raros os casos em que elas são utilizadas sem um objetivo claro e ajustado ao projeto. Inclusive, muitas opções produzem o mesmo resultado prático, embora se apresentem com uma “roupagem” diferente.
A escolha dos artifícios a serem utilizados em um projeto de processos depende basicamente de duas informações: o escopo do projeto (padronização e/ou melhoria) e as características do processo (complexidade, número de atividades, relação com outros processos etc.). Ou seja, uma vez que o escopo é definível, bastaria conhecer as características do processo. Mas como fazer isso sem se aprofundar demais, porém de forma confiável? A resposta é: utilizando o SIPOC.
SIPOC
Esse conjunto de letras vem de cinco palavras do inglês, sendo elas: Suppliers (fornecedores), Inputs (entradas), Process (processo), Outputs (saídas), e Customers (clientes). O objetivo do SIPOC é definir o escopo do processo a partir do levantamento das informações que o formam. Assim, tem-se uma visão geral de todas as dimensões do processo de forma ágil, o que permite a seleção das ferramentas mais adequadas para o trabalho. De forma análoga, deixar de aplicar o SIPOC é como executar atividades com os olhos vendados, com dependência do tato e da experimentação para encontrar as respostas (descubra como aplicar o SIPOC clicando aqui).
Entretanto, por ser uma ferramenta, assim como qualquer outra, há casos nos quais sua utilização é mais, ou menos, indicada. Veja abaixo as situações:
Quando utilizar o SIPOC:
- Processo desconhecido pela equipe executora do trabalho;
- Distintos fornecedores e/ou clientes;
- Processo de alta complexidade e/ou grande número de etapas/atividades;
- Diversas partes interessadas (stakeholders);
- Desconhecimento de seu início e/ou fim (relacionamento com outros processos, quais áreas são envolvidas);
- Grande número de exceções – resultados distintos.
Quando não utilizar o SIPOC:
- Processo bem conhecido pela equipe executora do trabalho;
- Processo regulamentado integralmente por normas/legislação;
- Processo de baixa complexidade e com objetivo claro, geralmente com fornecedor único e cliente único;
- Situações nas quais o levantamento do escopo do processo já esteja definido (principalmente na definição de seu início e fim).
Embora não exista “proibição” na utilização da ferramenta, é importante observar que, em algumas raras situações, ela não trará 100% de seus benefícios. Outro ponto de destaque é o cuidado especial na definição do início e fim do processo. Tal informação, que deve ser inserida no SIPOC, evita que o escopo do projeto sofra alterações de percurso, principalmente quando houver discordância sobre “até onde o processo vai”.
Uma vez feitas as considerações, é o momento de aplicar o SIPOC e iniciar o trabalho com os processos (descubra como aplicar o SIPOC clicando aqui).
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