20 de junho de 2024

Gestão de processos: por onde começar?

Desenvolver e implementar uma gestão orientada a processos é um grande desafio, mas diversas empresas estão aderindo ao que muitos chamam de “a terceira onda da gestão”. O que seria isso?

Você já ouviu falar de cadeia de valor e processos de negócio? Talvez sobre visão horizontal do seu negócio? Se você está um pouco mais ambientado com o tema, possivelmente já sabe o que é BPM (Business Process Management). Caso contrário, este post pode contribuir apresentando uma visão geral.

Compreendidos os conceitos básicos, é necessário pensar em como implementar esse modelo de gestão em sua empresa. Pensando nisso, preparamos um panorama geral sobre o tema com três etapas que te ajudam a começar:

1. Identificação dos processos;
2. Verificação da aderência com empresas do mesmo setor;
3. Elaboração da cadeia de valor.

IDENTIFICAÇÃO DOS PROCESSOS

Muitas empresas costumam iniciar projetos de mapeamento e melhoria de processos sem ter uma visão geral do negócio com o qual estão envolvidas, o que pode gerar um desperdício de tempo e recursos. Rodar o ciclo BPM em determinado processo sem uma visão de ponta a ponta, do fornecedor até o cliente final, pode acarretar em escolhas equivocadas de processos a serem abordados.  Por isso, avaliar como o negócio está sendo realizado e qual a importância de cada um dos processos é fundamental, de modo a priorizar aqueles que realmente afetam a estratégia da empresa.

O primeiro passo é compreender junto aos gestores e executores, das diversas unidades e setores de sua empresa, de que forma a organização agrega valor ao cliente final. Que conjunto de projetos e processos são executados, quais unidades e colaboradores são envolvidos, que atividades estão relacionadas aos diferenciais competitivos, enfim, como a estratégia está refletida efetivamente na operação.

Isso porque cada empresa possui características próprias, influenciadas por seu negócio, cultura, estratégias, modelo de gestão, entre outros. Conhecer previamente o que torna a empresa única é fundamental para identificar com clareza o conjunto de processos da organização e sua relevância para a consecução dos objetivos estabelecidos.

VERIFICAÇÃO DA ADERÊNCIA COM EMPRESAS DO MESMO SETOR

Identificado o que torna a empresa única, é hora de verificar como age o mercado em que atua e quais referências estão disponíveis que permitam realizar comparações. É recomendado selecionar e avaliar frameworks (modelos de referência), reconhecidos pela comunidade BPM e desenvolvidos com apoio de grandes players mundiais, para uma melhor compreensão de como a comunidade visualiza o conjunto de processos relacionados a sua área de atuação. Para facilitar o acesso, é comum eles serem agrupados por setores da economia.

Uma vez selecionado esse framework, é possível avaliar os processos que sua empresa executa, frente às demais empresas do mesmo setor econômico – o que permite comparar como sua organização gera valor em relação a outras do mesmo setor. Além disso, é possível alinhar o nome atribuído aos processos (na etapa anterior) com a referência do modelo, gerando uma padronização que facilita o benchmarking de práticas e desempenho com outras empresas.

ELABORAÇÃO DA CADEIA DE VALOR

O último passo é elaborar a cadeia de valor, ferramenta de fundamental importância para o gerenciamento dos processos de negócio. Deve ser desenvolvida de forma a permitir a visualização, de ponta a ponta, do conjunto de processos executados pelas unidades da empresa. Importante estabelecer priorização, orientada às necessidades do negócio, e que permita visualizar os pontos de foco e necessidades de aperfeiçoamento.

A cadeia de valor é insumo para os projetos de melhoria de processos. Em seu livro, Mathias Weske (2012) apresenta o quão importante é essa etapa de amadurecimento e autoconhecimento, e como uma cadeia de valor bem elaborada pode influenciar na implantação da gestão por processos.

Classificar os processos e compreender sua influência na agregação de valor realizada pela empresa também é parte da construção da cadeia de valor.  O Common Body of Knowledge (CBOK), da Associação dos Profissionais Brasileiro de BPM (ABPMP), apresenta a seguinte classificação quanto aos tipos de processos:

• Processos primários/principais de negócio – aqueles que agregam valor diretamente para o cliente final;
• Processos de suporte – aqueles que entregam valor para outros processos, normalmente com clientes internos à organização;
• Processos de gerenciamento – necessários para garantir o alinhamento da operação com as diretrizes estratégicas (objetivos, iniciativas e metas).

A partir da identificação desses processos, é importante que eles sejam divididos durante a elaboração da cadeia de valor. De tal forma, a priorização e a visualização ficam facilitadas para a tomada de decisão sobre as prioridades a serem adotadas em projetos de melhoria.

Além disso, é interessante avaliar os negócios que sua empresa desenvolve, ou seja, os diferentes mercados e produtos que abrangem a organização. A partir dessa análise, talvez seja mais interessante tomar a decisão de elaborar uma cadeia de valor específica para cada negócio. Tudo vai depender da complexidade e das peculiaridades atreladas a cada um dos modelos.

Processos bem definidos e alinhados com seu negócio vão facilitar seu benchmarking com outras organizações e quebrar a barreira de responsabilidade entre os setores da empresa, evitando aqueles casos onde não se consegue identificar os problemas, seus impactos ou os responsáveis. Permitirão ainda adotar métricas e indicadores relevantes, compatíveis com os utilizados por outras empresas de sua área de atuação, e que possibilitarão uma adequada avaliação do desempenho do seu negócio.

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