04 de julho de 2023

O que é BPMS: uma introdução ao Sistema de Automação de Processos

A eficiência de uma empresa e os resultados por ela obtidos estão diretamente relacionados à organização dos processos implantados e em utilização. Afinal, quanto melhor a sua estrutura, mais facilmente as metas e objetivos estratégicos serão operacionalizados e alcançados por seu corpo funcional.

A 3Neuron sabe perfeitamente da importância de priorizar a sistematização de processos no ambiente organizacional e os benefícios de ter esse tipo de preocupação entre as equipes. É por isso que atuamos como consultores de processos, permitindo a melhora contínua dos resultados de uma companhia, independente do ramo de atuação.

No artigo de hoje, nós vamos falar sobre o que é BPMS (Business Process Management System), um conjunto de práticas e ferramentas que vai permitir a automação de muitos dos seus processos organizacionais e, como consequência, o aumento do alcance dos objetivos traçados.

Vale lembrar que mais do que recomendável, essa é uma prática necessária em um ambiente tão competitivo como temos atualmente. Ter uma estrutura bem definida é, portanto, fundamental para o futuro de qualquer organização. Vamos lá!

O que é BPMS?

BPMS é uma abreviação para Business Process Management System, como já vimos ao longo da introdução deste texto. Em tradução livre para o português, o termo significa “sistema de gerenciamento de processos de negócio”.

Em outras palavras, o BPM (Business Process Management) é um conjunto de práticas que tem como objetivo central melhorar o desempenho e a eficiência dos processos de negócios de uma organização. Já o BPMS é a ferramenta/sistema que vai permitir a sistematização desse conceito.

Ao aplicar o BPM na sua organização, por exemplo, espera-se alcançar um aumento de competitividade dentro do mercado de atuação em função da melhoria de produtividade dos colaboradores na medida em que eles terão processos mais claros e fáceis de executar.

Para alcançar esse objetivo, ainda mais considerando o atual cenário de negócios , é fundamental contar com a tecnologia. Ela permite que os processos sejam, além de padronizados, também automatizados. Esse fator reduz o risco de falha humana e ainda permite a liberação de colaboradores das atividades rotineiras e repetitivas.

Desta forma, toda estrutura organizacional, incluindo a equipe de colaboradores, fica focada no que realmente importa para o negócio, que é a atuação em áreas mais estratégicas. No longo prazo, esse é um fator fundamental para alcançar a melhoria contínua — permitindo assim que a empresa siga competitiva no mercado.

Por que implementar um BPMS na sua organização?

Neste momento, talvez você esteja se perguntando se é necessário implementar um Business Process Management System na sua organização. E, independente do porte do seu negócio ou mesmo do ramo de atuação, é válido avaliar se esta tecnologia pode se tornar um diferencial competitivo para sua empresa.

Veja, a implementação de BPMS vai muito além da automatização: é um conjunto de práticas que permite a melhora da eficiência organizacional por meio de processos padronizados e automatizados, o aumento da produtividade dos colabores na medida em que deixam de se preocupar com tarefas rotineiras e ainda uma otimização na identificação e busca de soluções para os desafios.

Por que implementar o BPMS na sua organização 

Que negócio não deseja aumentar a sua eficiência e a sua competitividade? É por isso que trabalhar processos não deve ser para um segmento apenas, mas sim para todo o mercado. E isso, naturalmente, pode englobar o seu negócio.

Ademais, ter um Business Process Management System em uma rotina organizacional ajuda a mudar a própria cultura da empresa e a mentalidade dos colaboradores para um visão unificada e orientada aos resultados.

Podemos dizer, portanto, que o BPMS é uma junção de melhoria contínua para o negócio, implementação de tecnologia e otimização de fluxos e processos internos.

E os benefícios de implementar um Business Process Management System na sua empresa são diversos. Veja alguns deles:

• Mudança de cultura organizacional para melhoria contínua;
• Aumento de produtividade dos colaboradores;
• Redução do risco de erro por falha humana;
• Redução de custos operacionais;
• Transparência com o time operacional e com os objetivos estratégicos;
• Integração entre os diversos setores e áreas da companhia;
• Maior controle dos processos internos.

Como escolher o BPMS?

A implementação de um sistema para gerenciamento dos processos do seu negócio pode parecer complexa em um primeiro momento, mas ela pode ser feita de forma bem tranquila com um bom planejamento.

Em primeiro lugar, é importante você saber que existem diferentes tipos de BPMS disponíveis no mercado. Existem, claro, ferramentas mais complexas e caras, mas também algumas que podem ser acessíveis nos primeiros passos como versões de código aberto (Open Source) ou até mesmo com baixa codificação (Low Code), permitindo maior facilidade a quem não domina essa parte técnica.

Ou seja, neste primeiro momento, o ideal é compreender o estágio atual da sua empresa, avaliando o porte, a complexidade, o objetivo organizacional e até mesmo a capacidade de investimento.

Outra dica importante é que você pode testar diferentes ferramentas e ver qual delas melhor atende a sua necessidade de momento. Isso vai ajudar, inclusive, na compreensão de como a implementação de um BPMS pode ajudar a melhorar o negócio como um todo.

Por fim, não deixe de ter uma equipe dedicada de TI para ajudar a manusear a ferramenta. Querer uma estrutura mais simplificada pode parecer um caminho melhor no início, mas vai exigir maior custo (financeiro e de tempo) para ajustar o seu BPMS.

Quais componentes formam um BPMS?

Um BPMS é composto, em resumo, por três grandes funcionalidades. São elas:

• Design: é a parte visual da ferramenta. Embora pareça apenas detalhe, ele é fundamental para uma boa experiência no uso dos dados e informações.
• Automação: é a parte técnica da ferramenta. É a automação que permite o ganho de escala e padronização de processos, tornando toda a companhia mais produtiva.
• Análise: por fim, todos os dados e informações da ferramenta devem gerar relatórios que permitam análise do cenário atual da empresa. Isso vai ajudar (e muito) na avaliação do momento e na tomada de decisão estratégica.

É importante ponderar bem esses três pontos para ter a ferramenta ideal para o seu negócio. A personalização, afinal, é fundamental para o atingimentos dos objetivos estratégicos.

Qual é a importância de fazer um planejamento antes da implementação do BPMS?

Dependendo das características do seu negócio, é recomendável avaliar os benefícios da implantação de um BPMS na sua empresa. No entanto, essa mudança deve ser realizada de forma estruturada e planejada, evitando alguns erros comuns nesse tipo de implementação.

A melhor forma de conduzir essa aplicação de modo correto é por meio de um bom planejamento. Comece com o mapeamento dos processos que devem ser padronizados na ferramenta. Começar a trabalhar no BPMS sem essa definição pode levar ao completo insucesso do seu projeto.

Outro ponto importante está nos objetivos e metas relacionados aos seus processos. Quais são as metas e os indicadores que a empresa vai perseguir? É fundamental que o BPMS monte uma estrutura que facilite esse acompanhamento, permitindo ações e correções de rota quando necessário.

O próprio Business Process Management System pode ser melhorado de forma contínua. Contudo, quanto mais ajustados forem esses primeiros passos, mais rapidamente você poderá ver uma mudança de cultura organizacional e o impacto nos seus resultados.

Como vimos ao longo do artigo, a implementação de um BPMS é fundamental para modernizar a sua empresa e mantê-la competitiva no seu mercado de atuação. Ela traz inúmeros benefícios, principalmente em termos de produtividade e eficiência.
Caso precise de ajuda neste momento de transição, conte com o apoio da 3Neuron. Nós somos especializados em consultoria organizacional orientada para a melhoria contínua de processos com foco em resultados. Aproveite para conhecer nossa consultoria em gestão por processos e saiba como podemos ajudar.