15 de maio de 2023

Plano de Ação Organizacional: saiba como hierarquizar suas prioridades

Dentro da rotina de uma organização, inúmeros desafios e problemas podem surgir. Em meio a eles, cabe ainda aos gestores o acompanhamento de processos e atividades de rotina. Neste contexto, estabelecer um Plano de Ação Organizacional para projetos e iniciativas organizacionais é uma etapa fundamental para garantir a eficiência do negócio.

Isso porque, além da complexidade de um organismo vivo como é uma empresa, há ainda uma série de fatores que dificultam a escolha das prioridades. Eles vão desde problemas paralelos e podem chegar até mesmo a conflitos de interesse. Dessa forma, utilizar uma ferramenta é fundamental para garantir o bom andamento.

No artigo de hoje, você vai conhecer algumas dessas ferramentas que podem contribuir para que você tenha excelentes planos de ação para seus projetos e iniciativas estratégicas, além de entender com mais detalhes a importância de estar atento aos processos.

A 3Neuron é uma empresa especializada em consultoria empresarial orientada à entrega de resultados. Vamos compartilhar algumas das nossas boas práticas neste conteúdo. Caso sinta a necessidade de ajuda para melhorar os seus resultados, entre em contato conosco sem compromisso para esclarecer quaisquer dúvidas.

Como implementar um Plano de Ação?

A implementação de um Plano de Ação para um adequado monitoramento de seus projetos e iniciativas não é uma tarefa complexa e pode contribuir para uma melhora significativa de eficiência da sua empresa. No entanto, é claro, alguns cuidados são essenciais para garantir que essa ferramenta seja utilizada da maneira correta.

A seguir, nós vamos passar por algumas etapas desde a identificação dos seus desafios até a definição das ferramentas de priorização que serão extremamente importantes para o desenvolvimento de bons planos de ação.

Aplicações práticas das ferramentas de priorização

A priorização de processos e tarefas é muito relevante na gestão empresarial. Isso porque, como vimos na introdução, em diversos momentos podemos nos deparar com desafios simultâneos e, por uma questão de escassez de mão de obra — ou mesmo de tempo —, precisamos saber onde focar.

Esse contexto pode aparecer independente do seu ramo de atuação. Todo negócio precisa, em algum momento, saber como priorizar. E existem três ótimas ferramentas para esse objetivo, que você vai conhecer ainda neste artigo.

Quais os benefícios de priorizar processos e projetos? E por que priorizar é tão fundamental para um gestor?

Em primeiro lugar, claro, para direcionar esforços dentro de um negócio. No entanto, existem diversos benefícios de eficiência e produtividade que surgem junto com a utilização desse racional. Veja alguns deles abaixo:

• Foco na resolução de problemas que não podem ser adiados — isto é, aqueles que podem trazer desdobramentos negativos se não resolvidos.
• Direcionamento para o time de execução da clareza de quais ações ou projetos  são mais relevantes em um determinado momento.
• Ganho de produtividade ao identificar os pontos mais relevantes para atuação, evitando a dispersão de atenção em projetos menos importantes.
• Redução de custos na medida em que desafios bem priorizados tendem a trazer impacto direto sobre os resultados da empresa.

Por que usar um método para definir prioridades?

Tão importante quanto definir uma prioridade é saber o porquê de fazer isso. E a resposta está justamente na criação de uma metodologia que utilize a lógica na seleção do que é ou não mais relevante em um determinado momento.

Ter um método pode parecer uma simples burocracia, mas é justamente o que garante que exista um procedimento na seleção das prioridades. Caso contrário, você corre o risco de ficar refém de intuição, palpite ou achismo em relação a um grupo de projetos ou ações.

É por isso, inclusive, que se recomenda a adoção de uma ferramenta que apoie na priorização. Tais instrumentos ajudam a evitar conflitos internos e a tomar decisões com base em critérios técnicos.

Como escolher um método de priorização?

Como prometemos na primeira etapa, agora nós vamos conhecer algumas das ferramentas de priorização mais populares nas empresas. Pedimos que foque na observação dos objetivos e das recomendações de cada uma delas, considerando qual é mais interessante para os atuais desafios do seu negócio.

Além disso, é válido montar um “comitê de avaliação” que, em conjunto, possa analisar o estágio da organização e quais das ferramentas serão mais interessantes para resolver os desafios de rotina.

Conhecendo algumas ferramentas de priorização

GUT

A primeira ferramenta de priorização que vai te ajudar na priorização de projetos e ações (planos de ação organizacionais) é o método GUT, que tem esse nome em função dos seus três fatores de análise. São eles: 

• Gravidade (G): análise do impacto que aquela ação ou processo pode gerar dentro da organização se ela for implementada.
• Urgência (U): qual é o nível de urgência que a ação ou processo merece? Quanto maior a necessidade de resolução, maior será a urgência.
• Tendência (T): avaliação sobre qual é a tendência de resultados daquele item. A pergunta principal deve ser “se eu não fizer nada, vou aumentar o meu problema ou não?”

Em resumo, o comitê de gestores formado para definir as prioridades deve dar notas de 1 a 5 para cada um desses três fatores. Quanto maior a urgência, a gravidade e a tendência, maior deve ser a nota. 

Ao final, multiplicam-se os pontos para entender qual das ações ou processos deve ter maior prioridade.

Diagrama de Mudge

Outra ferramenta muito útil no processo de priorização é o Diagrama de Mudge.  Mais complexo que o GUT, ele é indicado para priorizações onde a própria empresa deseja estabelecer os critérios que serão utilizados na definição da lista de prioridades.

Neste método, o que fazemos é definir uma lista de critérios e realizar um cruzamento entre eles,  tentando responder qual é o mais importante. Novamente, podemos dar notas de 1 a 5, utilizando a seguinte escala:

• 1 = um pouco mais importante
• 3 = razoavelmente mais importante
• 5 = muito mais importante

Ao final desse comparativo, novamente você poderá somar os pontos que cada solução recebeu e identificar aquela com maior potencial de resolução. E o melhor: usando de um formato com lógica — e não apenas baseado em intuição ou uma preferência pessoal.

Para saber mais sobre este método de priorização, acesse o nosso e-book sobre o tema ou também este artigo específico.

FIRE

Por fim, temos também a metodologia FIRE, que tem como principal propósito avaliar os itens a serem priorizados na perspectiva da agregação de valor.

A sua dinâmica de funcionamento é similar ao GUT, avaliando quatro critérios:

• Função (F): a melhoria de processo em discussão ou a execução do projeto a ser priorizado realmente atende ao que precisamos como organização?
• Investimento (I): quais serão os custos necessários para implementar esse projeto ou realizar esta melhoria de processo? Quanto mais custoso, também será mais desafiador.
• Resultado (R): consiste na avaliação dos potenciais resultados que esse projeto ou melhoria do processo pode trazer para a empresa em um contexto mais amplo e global.
• Execução (E): por fim, o último critério está na dificuldade de execução do projeto ou melhoria de processo. Algumas ações podem ser excelentes em potencial de melhoria, mas trazem consigo uma alta complexidade de implementação.

Entendeu as técnicas para priorizar seus projetos e ações (Plano de Ação Organizacional)?

Lembrando que GUT, Diagrama de Mudge e FIRE são apenas três exemplos que optamos por apresentar neste texto, mas existem muitas outras. Caso queira se aprofundar no tema e pesquisar pelas ferramentas alternativas, você pode consultar ainda: a Matriz 4×4, o Método 9-3-1, entre outras.

Independente do método escolhido pela sua empresa, o importante é que exista um processo de priorização lógico e bem definido para os desafios estratégicos que todo negócio precisa enfrentar. Isso não apenas pela organização, mas pela potencial melhoria de produtividade que as ferramentas oferecem.

Por fim, nós temos um e-book específico para abordar o Diagrama de Mudge. Se a priorização é um tema que te interessa, nesse material gratuito você irá aprender um dos métodos apresentados neste artigo passo-a-passo. Aproveite para baixar agora mesmo e seguir aprendendo conosco.