13 de setembro de 2023

Como maximizar as vantagens do sistema ERP

O tempo em que a implementação da tecnologia era considerada um diferencial competitivo substancial ficou para trás. Atualmente, a presença de ferramentas tecnológicas é algo crucial, e as empresas que subestimam esse aspecto estão suscetíveis a enfrentar desafios significativos perante seus concorrentes.

No entanto, o uso de tecnologia não resolve por completo os desafios organizacionais, incluindo um dos mais comuns: a efetiva comunicação entre diferentes setores e departamentos. Nesse contexto, não nos referimos apenas à interação entre os colaboradores, mas também à integração de suas ferramentas e sistemas.

Isso ocorre porque, uma vez que cada setor possui as suas demandas internas, é natural que busquem a melhor forma para executar as suas tarefas. Contudo, em muitos casos, essa abordagem pode resultar em algum tipo de desorganização entre os departamentos.

A 3Neuron é uma empresa especializada em consultoria de processos, dedicada à busca contínua pela melhoria nos processos e estratégias. Neste artigo, demonstraremos como solucionar esse desafio por meio da implementação de um sistema ERP, que proporcionará uma integração eficiente de todos os fluxos de trabalho.

O que é um ERP?

ERP é uma sigla para Enterprise Resource Planning. Em tradução livre para o português, “planejamento de recursos empresariais”.

Mas, afinal, o que isso significa na prática? ERP é um tipo de software que tem como principal finalidade gerenciar de forma unificada todas as áreas, ferramentas e processos em uma empresa.

O grande objetivo desse sistema é, em resumo, simplificar a gestão. Ao invés de ter que acompanhar inúmeras ferramentas diferentes e integrá-las de forma manual, o ERP permite que essa sincronização aconteça em tempo real.

Em termos populares, podemos dizer que um ERP é um sistema de gestão empresarial, onde teremos de forma fácil e ágil diversos dados e informações sobre o negócio, permitindo assim, uma melhor tomada de decisão, além de processos automatizados.

Por que antes de implementar um ERP é preciso mapear os processos da sua empresa?

Apesar de extremamente eficaz para qualquer modelo de gestão, o uso de um sistema ERP é a etapa final de uma série de etapas gerenciais. E a primeira delas, e talvez a mais importante de todas, é mapear os processos organizacionais e ferramentas utilizadas em seu negócio.

Acontece que o ERP é uma ferramenta de gestão. Ou seja, para que o sistema realmente seja útil para a sua tomada de decisão, será necessário inserir todas as informações essenciais. E, para isso, é fundamental que todas elas estejam devidamente organizadas, evitando assim riscos como informações confusas ou perda de dados importantes.

Portanto, antes mesmo de analisar os fornecedores desse tipo de software, comece “organizando a casa”. Verifique se os processos mais relevantes estão mapeados, confirme com os líderes de cada área quais são as ferramentas utilizadas pelos colaboradores e monte os fluxos de processos da companhia.

Esse tipo de reflexão também serve para identificar quais caminhos a empresa está tomando em relação aos seus processos, como: Será que os processos são os ideais? Não existe algum tipo de desperdício? Será que algumas demandas não poderiam ser otimizadas?

Tudo isso vai contribuir para uma melhor implementação do ERP na sua empresa. E lembre-se: um sistema tecnológico é uma ferramenta de otimização, mas não faz milagres. Portanto, antes de automatizar um processo, é importante verificar se eles estão correspondendo às expectativas de forma natural e linear.

Por que é importante implementar um sistema ERP?

Já vimos alguns motivos pelos quais é importante implementar um sistema ERP na sua empresa, mas eles passam basicamente por alguns benefícios relevantes. São eles:

• Melhoria do controle sobre os processos e ferramentas utilizadas pelos colaboradores;
• Automação de análise de dados, por meio da emissão de relatórios;
• Dados atualizados em tempo real, sem a necessidade de ajustes manuais;
• Aumento de agilidade na integração das diferentes áreas da empresa;
• Redução de erros operacionais e de custos financeiros;
• Contribuição na tomada de decisão do time de gestão, devido às melhorias e automações listadas anteriormente.

Embora os benefícios sejam evidentes, é importante não deixar de lado a etapa de planejamento na implementação de um ERP, visando assim fugir de erros comuns.

Além disso, é comum surgirem dúvidas sobre a necessidade de implementação desse tipo de sistema de gestão empresarial. Geralmente, uma das maiores preocupações se refere aos custos de utilizar a ferramenta. Contudo, como podemos ver nos tópicos listados, os benefícios que a ferramenta oferece compensam esse investimento no longo prazo.

Não tente pegar atalhos: é essencial garantir uma boa organização no momento de implementação do sistema. Esse, afinal, é um ponto-chave para que o seu negócio possa aproveitar todos os benefícios listados.

Qual é o impacto da harmonia dos setores na implementação do ERP?

Outro ponto importante a monitorar ao trazer a implementação de um sistema ERP está no equilíbrio de todos os departamentos do negócio. Isso porque todas as áreas precisam contribuir para que o software seja alimentado de forma correta.

Vale lembrar que, dentro do fluxo organizacional, inúmeros processos passam pelas mãos de diferentes colaboradores. Portanto, é fundamental que os responsáveis por cada etapa estejam em concordância para que o mapeamento dos processos ocorra de forma correta.

Uma vez que o sistema precisa ser alimentado com dados corretos, é necessário garantir que todos os setores estejam na mesma página antes de começar a usar um software ERP.

Como escolher o sistema ERP certo para a sua empresa?

Entendida a importância da etapa de planejamento para a implementação de um ERP, e também seus benefícios para a gestão organizacional, como escolher o software ideal para o seu negócio?

Em primeiro lugar, deve-se entender que cada empresa tem a sua realidade, e isso significa que não existe o melhor ERP do mercado, mas sim aquele que melhor atende às suas demandas e desafios organizacionais.

Por isso, é importante saber identificar as necessidades e quais as lacunas que precisam ser resolvidas. Por exemplo, dentro das grandes áreas do seu negócio, qual é aquela que exige maior esforço de gestão? Ou onde estão os maiores desafios? É na área comercial? Talvez na gestão financeira? Ou o foco é resolver questões operacionais?

Cada sistema ERP vai entregar funções e recursos para resolver essas dores, mas eles não necessariamente serão idênticos. Portanto, ao avaliar cada ferramenta, não deixe de considerar as particularidades do seu negócio.

Aproveite versões para testes, assim você consegue entender melhor como elas funcionam e contribuem para resolver os desafios da empresa.

É importante ter um sistema ERP no seu negócio

Como vimos ao longo do artigo, existem inúmeros benefícios de contar com um software ERP na gestão do seu negócio. Contudo, para que a ferramenta tenha o máximo de utilidade, foque em compreender as prioridades organizacionais e como cada sistema vai contribuir para resolver essas demandas.
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