16 de fevereiro de 2022

Como mapear processos alinhado ao CBOK

No ambiente corporativo é de extrema importância padronizar as atividades de rotina. Isso permite, afinal, tanto um maior controle de execução, como também ajuda a identificar oportunidades de melhorias, estabelecer uma rotina de trabalho, esclarecer quem são os responsáveis por cada ação, treinar novos colaboradores para executar aquela função e utilizar melhor os recursos disponíveis, além de outros benefícios. Por esse motivo, todo gestor de negócios precisa entender como mapear processos.

Ao mesmo tempo, embora pareça uma tarefa simples, esse é um procedimento que pode ser desafiador em inúmeros casos. Não há, em resumo, um formato único de empresa e, desta forma, é preciso adaptar o mapeamento dos processos para cada estrutura organizacional.

Se você sente essa dificuldade no seu negócio, nós te convidamos a conhecer nossa consultoria em gestão empresarial para entender melhor como a gestão por processos funciona e contar com os benefícios dessa metodologia . 

Imagino que você está querendo saber mais sobre esse processo de mapeamento, certo? Vamos adiante!

O que é o CBOK e por que utilizar?

O BPM CBOK® é um método usado para realizar o mapeamento de processos. A sigla é uma abreviação para Business Process Management Common Book of Knowledge, ou em tradução livre para o português, Gerenciamento de Processos de Negócio – Corpo Comum de Conhecimento.

Na prática, trata-se de um guia para a gestão de processos, contendo todo material básico para os profissionais das áreas envolvidas. O conteúdo do CBOK inclui a  documentação de práticas, referências e conceitos que norteiam a disciplina de gestão por processos. 

É uma referência que  atende às necessidades dos responsáveis pelo gerenciamento de processos no âmbito das organizações, direcionando a forma de mapear e aperfeiçoar processos dentro de uma organização.

O BPM CBOK® permite a padronização das atividades com um olhar sistêmico, atuando em diversas frentes de trabalho e abordagens para alcançar todos os benefícios que podem ser gerados com o BPM. E, se você ainda tem dúvidas sobre a importância desse documento, saiba que o  governo federal e vários governos estaduais e municipais já exigem esse material como referência quando da contratação de consultorias em gestão por processos.

Outras referências para gestão de processos

Embora esteja em evidência, o CBOK não é a única referência em gestão por  processos. É o caso, por exemplo, da American Productivity & Quality Center (APQC), que disponibiliza frameworks bastante utilizados para benchmarking em cadeia de valor

Todas essas entidades e organizações atuam como uma espécie de comunidade de boas práticas de gestão por processos, que oferecem uma boa referência para empresários e profissionais da área de processos dos mais diversos segmentos. 

Como mapear processos

Como dissemos, entender como mapear processos pode ser um desafio, mas também pode gerar frutos de curto, médio e longo prazo aos gestores que se preocupam com essa atividade. 

Pensando em ajudá-lo com essa tarefa, listamos abaixo alguns dos principais pontos a serem considerados nas atividades de mapeamento e aperfeiçoamento de processos:

• Alinhar a sua metodologia ao CBOK
• Adotar para o projeto time próprio ou terceirizado que possua conhecimentos na gestão por processos
• Realizar benchmarking para utilizar ideias de quem já foi bem sucedido
• Avaliar ferramentas e sistemas durante o aperfeiçoamento de processos 

Uso do CBOK no mapeamento

Já compartilhamos um pouco sobre como mapear processos utilizando o CBOK. No entanto, como ele funciona na prática? 

Em resumo, a tarefa é executada por meio de cinco grandes aspectos. São eles:

1. Modelação de processos
2. Análise de processos
3. Desenho de processos
4. Transformação de processos
5. Gestão do desempenho de processos

Observe que, dentro dessa metodologia os diferentes aspectos são trabalhados de maneira abrangente e inter relacionada, permitindo uma atuação estruturada em busca da implementação da gestão por processos.  A imagem abaixo traz essa ideia:

Cuidados em como mapear processos

Apesar de seguir uma linha de raciocínio lógica, o mapeamento de processos apresentado pelo CBOK exige alguns pontos de atenção. Um deles é garantir que todos os detalhes da atividade estão sendo considerados. Por vezes, algum ponto importante pode ser esquecido na hora da documentação e isso vai afetar a boa execução da atividade e a qualidade de seus resultados

Vale lembrar que o CBOK não visa trabalhar com apenas um ponto específico do negócio , mas sim com uma avaliação completa e sistêmica dos impactos do processo na organização. Portanto, todo e qualquer detalhe será relevante para esse objetivo.

Como mapear processos na prática

Na prática, mapear processos utilizando o CBOK como referência significa olhar para a organização de forma horizontal. Isto é, considerando a companhia como um todo, sem focar em apenas uma área específica. Essa é a melhor forma de documentar as atividades de forma completa.

Neste contexto, é essencial envolver pessoas que participem do processo em questão, ainda que elas não sejam da área na qual essa atividade esteja atribuída. Trata-se da melhor maneira de levantar informações e evitar que critérios, características, diretrizes, e melhores práticas se percam no meio do caminho.

Identificar

As atividades de mapeamento de processos devem incluir o levantamento de informações, identificando quem são os atores envolvidos (quem executa o processo), quais as atividades realizadas (o que é feito), a maneira com que são executadas (como é feito) e os recursos envolvidos (o que é utilizado para que as ações sejam desempenhadas).

Modelar

As informações identificadas devem ser estruturadas e organizadas de forma a facilitar a visualização do processo, ou seja, deve-se prosseguir com a modelagem. A modelagem é comumente realizada através da elaboração do fluxo do processo, que torna as etapas, sua interrelação, pontos de decisão e outras informações sobre o procedimento mais tangíveis, permitindo uma melhor compreensão do que é executado.

Melhorar

Após a modelagem devem ser identificados os pontos críticos do processo, possíveis fontes de erros e problemas de qualidade, além de procedimentos difíceis ou complicados de serem realizados. Todos esses pontos representam oportunidades de melhorias, que devem ser avaliadas e priorizadas visando a definição do novo (e melhorado) procedimento a ser executado.

Padronizar

O novo processo definido deve ser implementado e padronizado, permitindo que todos os colaboradores o realizem seguindo o padrão que contém as melhores práticas de execução. A padronização deve incluir treinamentos que permitam o bom desempenho das atividades considerando as mudanças realizadas e, também, documentos de padronização que permitam consultas dos colaboradores além de uma gestão efetiva de conhecimento.

O mapeamento também deve considerar interações constantes com os envolvidos, permitindo a validação de informações, identificação de gaps ou inconsistências no mapeamento e o alinhamento sobre o que está de fato sendo mapeado.

Ferramentas e técnicas necessárias durante o mapeamento

Por fim, não se esqueça de considerar também ferramentas para a realização do aperfeiçoamento de processos alinhado ao CBOK. Não existe apenas uma que seja recomendada, sendo necessário buscar aquela que melhor represente as soluções para o seu negócio.

Alinhando o mapeamento dos seus processos ao CBOK

Uma vez que você opte por mapear processos de uma forma alinhada ao CBOK, deve se atentar a alguns cuidados simples. Em primeiro lugar, entenda a dinâmica desse método e certifique-se de que os participantes compreendam a importância de cada etapa, garantindo assim uma adesão da sua equipe ao mapeamento.

Além disso, algumas boas práticas são recomendadas. É o caso do acompanhamento de indicadores reais e da compreensão do ambiente macro da empresa, assim como os diferentes tipos de gestão.

A gestão dos processos de negócio deve ser uma gestão efetiva, ou seja, com ação, atuação e movimento em relação à execução e o acompanhamento de resultados. Quando se usa o CBOK o mapeamento não deve ser uma documentação estática para ficar “na gaveta”, mas sim uma forma de pensar, desempenhar e gerir os processos da organização, com orientação à resultados e qualidade. 

Quem está habilitado a fazer o mapeamento?

Para uma boa execução do mapeamento de processos alinhado ao CBOK é relevante que a sua empresa conte com profissionais certificados na aplicação dessa metodologia.

No ambiente de gestão por processos, existem diversos tipos de certificação. Algumas delas exigem experiência prática, enquanto outras podem ser realizadas por quem está começando no mundo do BPM. Abaixo listamos as principais, para que você possa avaliar os profissionais envolvidos no CBOK:

• Certificação básica: CBPA (Certified Business Process Associate), indicada para profissionais analistas de processo e profissionais técnicos, que possuem conhecimento, mas pouca experiência prática.

A certificação, que é emitida pela ABPMP Internacional, é para os profissionais que tenham concluído ou ainda estão em processo de conclusão da graduação. Além disso, profissionais que tenham trabalhado em gestão de processos de negócios também podem realizar o exame..

• Certificação principal: CBPP (Certified Business Process Professional) é a principal certificação de BPM no mundo, deve ser renovada a cada 3 anos e é emitida pela ABPMP Internacional. Para a certificação CBPP®, é necessária comprovação de experiência de 4 anos.

• Certificação avançada: CBPL (Certified Business Process Leader) é a mais alta certificação profissional ABPMP e requer 10 anos de experiência. Destinada para profissionais líderes que precisam de habilidades estratégicas, visão sistêmica da organização, clareza profunda sobre a organização e um grande facilitador entre pessoas e departamentos.

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O mapeamento de processos CBOK é uma ótima forma de mapear as atividades da sua empresa, mas isso não significa que a melhoria se encerra nesta parte do mapeamento. É necessário, afinal, aplicar toda a metodologia na rotina do negócio, garantindo que todo trabalho não seja perdido com o passar do tempo.

Para que a execução de toda estratégia seja ainda mais eficiente, o ideal é contar com o suporte de uma empresa parceira, que esteja habituada com o mapeamento de processos. É justamente o que oferecemos aqui na 3Neuron.

Se você entende que a sua empresa ainda não conseguiu alcançar um padrão de processos adequado para garantir produtividade, qualidade e constância na execução das atividades, então entre em contato conosco para saber como podemos ajudá-lo na prática e mudar o patamar de eficiência das suas demandas de rotina.