Assuma o controle dos custos da sua empresa
Quantas vezes, no último ano, você pensou em reduzir os custos da sua organização? Não é só você que está preocupado com o tema. Este assunto é bastante recorrente em notícias, artigos e palestras, muitas vezes ocupando o centro das discussões.
Os custos influenciam desde a estratégia global até as pequenas decisões do cotidiano, contando com interpretações sofisticadas de dados ou apenas uma breve análise do gestor com base em relatórios da última reunião. Tamanha abrangência se deve ao fato de que os custos e demais aspectos financeiros são fundamentais para a sustentabilidade de uma empresa, o que justifica o desenvolvimento de projetos específicos visando reduzir e otimizar os custos da organização.
Por onde começar?
Muitas vezes a palavra “custo” vem acompanhada do termo “redução”, e isso não acontece por acaso. Na equação simplificada do lucro, a redução de um é o aumento do outro sem a necessidade de interferir no preço pago pelo consumidor.
LUCRO = RECEITA – CUSTO
Muitas vezes esquecemos que reduzir custos através de “cortes” não é a única ação possível. É preciso também investir em gerenciamento, adotando uma postura ativa, capaz de responder e de influenciar positivamente os custos da empresa. Para mudar de atitude é necessário que a organização saiba identificar e, posteriormente, controlar seus custos.
Como identificar os custos
Essencialmente, identificar os custos é especificar os valores gastos para a produção do seu produto ou fornecimento do seu serviço. Muitas empresas, embora saibam identificar estes gastos, não conhecem com precisão seus valores e variações, sendo este um dos principais pontos para uma melhor efetividade no controle de custos da empresa.
O primeiro passo para realizar a identificação é anotar todas as movimentações da empresa, em especial, suas saídas. Para isso, recomenda-se o uso de ferramentas como softwares ou planilhas que permitam a rastreabilidade ágil das informações.
Organização é fundamental
Com esses dados em mãos, é possível começar as análises. Cada gasto deve ser atribuído a uma categoria, o que permitirá uma divisão do custo total dentre os diversos aspectos necessários para a elaboração do produto ou fornecimento do serviço.
Existem diversas classificações para os gastos de uma empresa, com destaque para a divisão entre fixos ou variáveis. No primeiro, os valores não dependem da quantidade de produto fornecida. Já no segundo, quanto maior for a produção, maior o custo. Deve-se sempre lembrar que essa classificação não deve ser apenas ilustrativa, podendo ser analisada com criticidade, pois a dependência entre o fluxo de caixa de uma empresa e seu volume de produção é um fator significativo para as decisões produtivas, bem como tem impacto na estratégia global de longo prazo.
Deve-se ter em mente que, mais do que especificar, identificar os custos é reconhecer, como gestor, que a concretização do produto ou serviço exige o fornecimento de algo proporcionado por um gasto. Esse entendimento permite que a situação seja vista como algo passível de interferência do gestor e, portanto, de controle.
Evite o excesso de controle
Precisamos diferenciar duas situações: criar controles financeiros e controlar os custos. E acredite, eles não representam a mesma coisa! Os controles financeiros são ferramentas e práticas que permitem controlar os custos. Contudo, criá-los e não utilizá-los corretamente é desperdiçar recursos da organização. Três atitudes são recomendadas para controlar os custos:
Estabelecer políticas e diretrizes: definir o que será e, principalmente, o que não será feito em termos de gastos permite que todos na empresa estejam alinhados sobre as estratégias a serem implantadas, permitindo saber o que irá acontecer por meio de um planejamento financeiro que assegure maior precisão e estabilidade.
Compilar informações: informações são fundamentais, mas precisam ser apresentadas de forma correta e precisa. O excesso de informações e a grande possibilidade de dados e simulações não devem tirar o foco daquilo que realmente deve ser controlado.
Assuma o controle: utilize as informações obtidas para perceber tendências, identificar falhas, avaliar mudanças de comportamento e interrelações entre pontos de análise, e reagir, ou mesmo se antever, aos cenários enfrentados pela empresa.
Colocando a mão na massa
Depois de identificar seus custos é hora de gerenciá-los! Uma compreensão correta do comportamento dos custos e das ferramentas e práticas para manuseá-los permitirá planejar estrategicamente as ações da empresa.
E lembre-se: reduzir custos é só uma das ações a serem praticadas. Os custos precisam ser permanentemente trabalhados de modo a proporcionar uma vantagem competitiva para a organização. Por isso identifique onde eles estão e utilize as estratégias adequadas para assumir o controle!
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