Uma vez decidido sobre a aplicação do SIPOC, e ciente de todos os benefícios que a ferramenta pode trazer para o projeto, é importante compreender as informações que devem ser coletadas, assim como o procedimento para realização do levantamento. Siga o passo-a-passo abaixo para aplicar a ferramenta:
1 – Preparando a ferramenta
O primeiro passo é bem simples: em uma planilha do Excel, crie cinco colunas, uma para cada dimensão do SIPOC, ou seja, fornecedores, entradas, processo, saídas e clientes. É importante que o espaço seja suficiente para a inserção de pelo menos 10 registros. Na parte superior, acima das colunas, deixe um espaço para inserir o nome do processo e uma descrição resumo do mesmo (bem como outras informações opcionais, de acordo com o padrão de documentos da empresa). Observe que você também pode utilizar a criatividade para produzir sua ferramenta de coleta (post-its na parede, power point etc.).
2 – As informações a serem buscadas
Com a ferramenta em mãos, é preciso compreender as informações que serão buscadas para conhecimento do processo:
- Suppliers (fornecedores): fornecedores são todos aqueles que irão fornecer materiais, serviços e/ou informações para a execução do processo. Podem ser empresas, pessoas físicas, sistemas, outros processos, sites etc.;
- Inputs (entradas): são os materiais, serviços e/ou informações provenientes dos fornecedores que serão transformados pelo processo;
- Process (processo): destina-se ao passo-a-passo do processo. Em geral, são inseridas apenas as macro etapas em ordem de execução (incluindo as variações do processo). O nível de detalhamento pode variar de acordo com o processo;
- Outputs (saídas): são os resultados do processo, ou seja, os produtos, serviços e/ou informações produzidas, e que serão de utilidade para algum cliente (agregarão valor de alguma forma).
- Customers (clientes): são os receptores dos resultados do processo, podendo ser empresas, pessoas físicas, sistemas, outros processos etc. Eles são a razão de existir do processo.
3 – Dinâmica de coleta
O procedimento de coleta é importante na medida em que pode minimizar o tempo de levantamento e facilitar o entendimento geral do processo. Nesta etapa, é importante ter reunido em um mesmo ambiente pelo menos um representante de cada área que participa da execução do processo (para que todas as informações sejam levantadas em apenas uma ocasião.
Comece o levantamento solicitando aos envolvidos que resumam o processo e explicitem seu maior objetivo (ou seja, a principal entrega do processo). A partir do resumo, defina as etapas do processo na coluna central. Você pode utilizar letras como “A”, “B” etc. para elencar a ordem das atividades do processo, e adicionar um número à letra quando existirem caminhos diferentes (A1, A2, B1, B2 etc.). Cuidado para não se aprofundar demais nas atividades do processo, o objetivo é ter uma compreensão geral de suas etapas e funcionamento.
Uma vez definidas as etapas, comece o levantamento dos clientes (quinta coluna). Adicione todos, mesmo que em um primeiro momento não estejam convencidos que sejam de fato clientes. Em seguida, liste todas as entregas do processo (saídas – quarta coluna), ou seja, tudo aquilo que ele “produz”. Assim que elaboradas as duas listas, relacione as saídas com os clientes através de números ou letras. Esse procedimento, além de ajudar no entendimento geral, provavelmente apontará pelo menos uma das seguintes discordâncias: saída sem cliente, ou cliente sem saída. Dessa forma, a equipe pode revisar e retirar saídas ou clientes que não façam sentido, ou até mesmo identificar problemas com saídas que não são utilizadas por ninguém (trabalho desperdiçado) ou clientes que não são atendidos (e deveriam ter algum respaldo do processo).
Repita o processo para fornecedores e entradas, começando pelas entradas (ou seja, produtos, serviços e/ou informações necessárias à execução do processo).
O objetivo é realizar o mesmo tipo de análise utilizada no par “cliente-saída”.
4 – Validação e ajuste fino
Finalizado o levantamento, faça um repasse por cada uma das colunas, iniciando pelos fornecedores e finalizando com os clientes, para que todos tenham uma ideia de como o processo é executado de ponta-a-ponta. Esse procedimento funciona como uma validação. Não se prenda muito a possíveis esquecimentos temporários da equipe. É natural que alguns detalhes não sejam levantados na ocasião, mas que posteriormente aparecerão com naturalidade. Após a sessão de levantamento, envie o material a todos os envolvidos solicitando novas contribuições. Somente após esse desenvolvimento é que o SIPOC estará concluído.
Considerações finais
Ao final do SIPOC, todos terão aprendido muito sobre o processo e talvez percebam novas características que antes não tenham prestado atenção. Mais importante que isso, porém, é o conhecimento adquirido pela equipe que irá realizar o trabalho, que agora possui a compreensão do início e do fim do processo, bem como o que ele produz e para quem produz, sem deixar de lado toda a cadeia de suprimentos necessária para a execução das atividades. Assim, a equipe poderá escolher as melhores ferramentas e a abordagem mais adequada para o processo em questão, além de firmar o compromisso com todos a respeito do escopo do projeto, ou seja, todos saberão exatamente o que esperar do trabalho que será desenvolvido. Então, mão-na-massa e boa sorte. Precisando de ajuda, entre em contato pelo nosso formulário.
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