Para que um planejamento estratégico seja efetivo, ele precisa ser desdobrado em projetos. É a partir dos objetivos estratégicos definidos pela organização que um conjunto de projetos precisa ser criado para que a estratégia seja efetivamente colocada em prática. E a melhor ferramenta para planejar e monitorar a execução dos projetos é o plano de ação no planejamento estratégico.
Segundo Ram Charam, consultor, palestrante e escritor indiano especialista em planejamento estratégico, cerca de 70% dos planejamentos falham por falta de acompanhamento e execução. Ou seja, os projetos não são executados e o planejamento acaba por não ser bem sucedido.
É por este motivo que o plano de ação tem uma relevância significativa no sucesso da implantação do planejamento. Ele é um guia, fundamental para a equipe de gestão estratégica, que estabelece um caminho para o fluxo de atividades previstas no projeto, assegurando que possam ser acompanhadas e monitoradas durante a execução.
E não se trata apenas de uma burocracia. Existem benefícios práticos que podem ser alcançados ao utilizar essa ferramenta dentro do seu negócio, como por exemplo:
- A garantia de que o caminho seguido está correto;
- O acompanhamento de todas as atividades;
- A correta documentação das atividades do projeto;
- A gestão dos prazos e custos de cada projeto.
Vale lembrar que, caso você esteja com dificuldade em implementar um plano de ação no planejamento estratégico, oferecemos uma Consultoria em Gestão da Estratégia. Contribuímos não apenas na implementação, como também na criação de ações adequadas aos seus objetivos. Para saber mais sobre este serviço, converse com nossos consultores.
Agora sim, vamos explorar um pouco mais sobre o tema central deste artigo, em especial algumas dicas e ferramentas que poderão contribuir para o alcance dos objetivos estratégicos de sua organização.
O que é o plano de ação e como ele se encaixa dentro de um planejamento estratégico?
O plano de ação no planejamento estratégico é, em resumo, uma ferramenta de apoio para o time de gestão de um negócio que permite garantir que o planejamento seja devidamente executado. Em outras palavras, ele serve para garantir que o escopo dos projetos estratégicos pensados para a empresa possa, de fato, sair do papel.
Para isso, o plano de ação deve observar uma estrutura e boas práticas (mencionaremos algumas que podem ser úteis ao longo do artigo) que visam listar as atividades e organizá-las em ordem de prioridade — fator importante no que se refere à execução de um planejamento.
Além disso, o plano de ação contribui com a documentação de tudo que será executado, algo que envolve a definição de responsáveis, atribuição de prazos e, claro, o monitoramento sobre a execução das tarefas.
Qual a sua importância?
A rotina de um negócio pode ser extremamente dinâmica. Neste contexto, a sobrecarga de trabalho do time e o acúmulo de atividades faz com que alguns planos acabem ficando de lado ou até mesmo esquecidos. Esse é justamente um dos principais motivos para utilizar o plano de ação no planejamento estratégico da sua empresa.
Outro fator essencial que mostra porque você deve utilizar essa ferramenta em sua organização está em organizar as tarefas e ações em formato cronológico, priorizando aquilo que é mais importante em cada momento, bem como garantindo o correto encadeamento e interdependência entre atividades.
Permite também estabelecer o tempo previsto para a execução de cada ação, contribuindo para o controle da produtividade dos colaboradores envolvidos e apoiando na medição do esforço empregado nos projetos estratégicos.
Por fim, permite a avaliação periódica de tudo que está sendo executado e garante que o caminho traçado está dentro do planejado em busca dos objetivos organizacionais.
Como garantir a eficácia do alcance de resultados das ações?
Listar ações não é suficiente para garantir o atingimento das metas da sua empresa. É preciso colocá-las em prática efetivamente. Neste sentido, o plano de ação pode ajudar a garantir a eficácia dos resultados propostos.
Isso porque, além de organizar as tarefas necessárias para a empresa, um plano de ação tem uma estrutura que garante:
- A priorização (o que deve ser feito primeiro com base em critérios técnicos);
- O monitoramento das tarefas (garantia de que elas sejam executadas).
Além disso, ao implementar um plano de ação no planejamento estratégico do seu negócio, você obtém uma estrutura de feedbacks rápidos que contribuem na avaliação dos resultados de maneira periódica. Assim, fica muito mais fácil avaliar se o caminho está correto ou, em caso negativo, corrigir a rota.
Como priorizar os projetos no contexto do planejamento estratégico?
Ao montar o seu plano de ação planejamento estratégico e organizar as ações para alcançar os seus objetivos, uma regra costuma ser comum em diferentes modelos de negócio: não dá para fazer tudo ao mesmo tempo. Sem um foco, a chance de se perder em meio a diversos projetos é relativamente alta.
E como resolver isso? Por meio de priorização. Faz parte de um bom plano de ação definir o que é mais relevante e focar as energias naquilo que, em um dado momento, tem um potencial mais atrativo para a empresa.
Ferramentas de apoio à priorização
Existem diversas ferramentas e metodologias de priorização que ajudam a classificar as ideias em pontos, organizando-as por importância de acordo com determinados critérios. Uma dessas ferramentas é o GUT, que consiste em avaliar cada ação em três aspectos:
- G: Gravidade
- U: Urgência
- T: Tendência
Com notas de 0 a 10 para cada um dos critérios, fica mais fácil identificar onde deve estar o foco da empresa por meio da pontuação objetiva para cada projeto. Essa é, portanto, uma forma de transformar uma análise subjetiva (em relação ao potencial) em uma análise quantitativa, facilitando o ranqueamento.
Existem outras ferramentas que funcionam da mesma maneira, mas utilizando critérios diferentes. Podemos mencionar, por exemplo:
- O método ICE (impacto, confiança e facilidade);
- O método RICE (alcance, impacto, confiança e esforço);
- O método FIRE (função, investimento, resultados e exequibilidade);
- O método MUDGE
É complexo elaborar um plano de ação? Quais cuidados eu devo ter?
Em relação à complexidade de elaborar um plano de ação no planejamento estratégico, tudo depende da maturidade no uso de práticas de gestão pela organização.
Um dos fatores que também pesa nessa resposta é o dimensionamento da equipe e a sua maturidade em relação à gestão de projetos.
Além disso, é preciso entender os recursos disponíveis para cada atividade, bem como o orçamento alocado para maximizar a eficiência das ações. Em caso de limitação, cabe uma discussão sobre a busca por alternativas que assegurem a contínua implantação dos projetos do planejamento estratégico.
Existe alguma metodologia ou ferramenta para elaboração de plano de ação?
Sim! Você pode contar com diversas ferramentas e métodos para elaborar o plano de ação do seu negócio. E tudo pode começar com uma simples planilha. O importante está na documentação das ações do projeto, permitindo acompanhamento e monitoramento das atividades.
Em um segundo momento, a empresa pode avançar com a adoção de outras ferramentas mais elaboradas, como o quadro Kanban ou o Método Scrum, originalmente muito comum em projetos de desenvolvimento de software e que atualmente é bastante utilizado na gestão de projetos de qualquer natureza.
Uma técnica geralmente utilizada para montar o plano de ação é o 5W2H, que consiste em perguntas simples que devem ser respondidas para nortear cada atividade:
- What: o que será feito?
- Why: por que será feito?
- Where: onde será feito?
- When: qual será o prazo da atividade?
- Who: quem será o responsável?
- How: como será feito?
- How much: qual será o custo?
Como monitorar o plano de ação no planejamento estratégico?
Ao longo do texto, mencionamos sobre a necessidade de monitorar as atividades do plano de ação. E isso deve ser feito de forma periódica e sistemática, avaliando os resultados em relação ao que foi planejado.
Em alguns casos, as companhias podem adotar também o que se chama de escritório estratégico. Trata-se de uma equipe destacada para monitorar a estratégia e agir, se necessário, para alterar os planos. Essa equipe pode estar dentro da própria empresa, bem como pode ser contratada de forma terceirizada.
É possível fazer mudanças no plano de ação ao longo do tempo?
Sim! Não apenas é possível, como também necessário. De tempos em tempos, os objetivos estratégicos mudam, surgem crises e oportunidades… enfim, faz parte do plano de ação a adaptação a cada cenário da empresa visando sempre a visão de longo prazo.
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