25 de maio de 2021

Como estimar o esforço para mapear e aperfeiçoar processos

Definir o esforço necessário para realização de um projeto de mapeamento e aperfeiçoamento de processos é sempre um grande desafio. Isso porque a complexidade dos processos e das organizações sofre variações, o que implica em reflexos na duração e carga horária dos projetos de melhoria.

Objetivando minimizar erros de estimativa, a 3Neuron criou um método que leva em consideração um conjunto de fatores que podem ajudar a definir com maior precisão o esforço demandado em ações desta natureza.

CATEGORIA DE PROCESSOS

Para permitir uma classificação dos processos de acordo com a sua complexidade, criamos 3 (três) categorias para auxiliar no dimensionamento do esforço:

• PROCESSOS SIMPLES;
• PROCESSOS MÉDIOS;
• PROCESSOS COMPLEXOS.

O enquadramento do processo em uma das 3 (três) categorias é realizado conforme peso dos critérios, de acordo com o método estabelecido.

CRITÉRIOS DE CLASSIFICAÇÃO

Com base em nossas experiências anteriores em projetos de mapeamento e aperfeiçoamento de processos, estabelecemos alguns critérios que são utilizados em nosso método de priorização:

• Quantidade de setores: refere-se ao número de setores pelos quais o processo tramita durante a sua execução;
• Quantidade de atividades: um processo é formado por um conjunto de atividades e estas, por sua vez, são divididas em tarefas. Este critério objetiva estimar o número total de atividades que compõe o processo;
• Envolvimento do cliente final: objetiva avaliar se o processo é finalístico, envolvendo o cliente final, ou se é um processo de apoio (suporte, estratégico, etc);
• Sistemas envolvidos: busca avaliar a quantidades de sistemas (softwares) envolvidos na operação do processo;
• Regulamentações: considera a quantidade de regulamentações (Leis, Decretos, Portarias, Resoluções, Regimentos e outros instrumentos normativos) envolvidas no processo;
• Auditoria: avalia se o processo sofre algum tipo de auditoria ou verificação;
• Local de operação: busca avaliar a extensão territorial na qual se dá a operação do processo;
• Recursos financeiros: avalia se o processo movimenta recursos financeiros;
• Número de usuários: avalia o número de usuários que estão envolvidos na operação do processo.

PESO DOS CRITÉRIOS

Para cada um dos critérios foi estabelecida uma faixa e um peso equivalente, que permite pontuar os quesitos para formação de uma nota final. O peso dos critérios foi estabelecido conforme nossas experiências em projetos de aperfeiçoamento de processos para o mercado público e privado.

Com base nesta avaliação, conseguimos estabelecer com maior grau de certeza o esforço necessário (estimativa de horas) para realização de nossos projetos.

Caso tenha interesse em conhecer melhor nosso método para classificação de projetos de mapeamento e aperfeiçoamento de processos, entre em contato por meio do formulário abaixo: