20 de junho de 2024

Problemas com espaço físico? Conheça a reestruturação do layout

Está enfrentando dificuldades com espaço físico para alocar sua equipe? É hora de conhecer soluções da engenharia que podem ajudar a resolver o seu problema.

Sua equipe cresceu e seu espaço físico está ficando escasso? Ao longo do tempo as unidades de sua empresa foram alocadas sem pensar na otimização da ocupação? Suas soluções para aumentar espaço físico estão direcionadas para aquisição ou locação de novos espaços? Compreenda como soluções da engenharia podem gerar economia e celeridade para a sua organização.

Por que não pensei nisto antes?

Ao longo do tempo, é comum que as organizações cresçam sem que se faça uma reflexão sobre o modo como a alocação física de seus recursos pode afetar diretamente a sua produtividade. Setores com alta interação com outras unidades internas são dispostos a uma grande distância, o que dificulta a comunicação e o processo de transformação de seus produtos e serviços. Conhecido como arranjo físico ou layout (leiaute), a disciplina racionaliza o posicionamento dos recursos na estrutura da organização, fato que está diretamente relacionado a sua produtividade.

Isto já é de longa data uma preocupação da indústria, onde ações para a otimização da linha de produção fabril vem sendo estudadas e aplicadas desde o Fordismo. Filosofias mais modernas como o Lean Manufacturing, por exemplo, contribuíram significativamente na melhoria dos indicadores industriais nos últimos anos.

As condições econômicas atuais tornam o momento oportuno para a aplicação destas ideias na área de serviços (público e privado). Embora o estudo de layout tenha se desenvolvido com o uso de linhas de produção mecanizadas, os benefícios também podem ser coletados na prestação de serviço, desde que seja aplicado com algumas adaptações, como combinar a estruturação do arranjo físico com a otimização de processos.

Como o layout é organizado?

Originalmente pensado para aplicação na indústria, as propostas de arranjo físico dependem do tipo de processo empregado na organização e podem ser classificadas basicamente em quatro tipos:

• ORIENTAÇÃO POR PRODUTO: também conhecido como linha de produção ou arranjo linear, localiza os recursos produtivos transformadores para maior conveniência do recurso que está sendo transformado. Um exemplo clássico deste tipo de arranjo são as linhas de produção industriais mecanizadas (com uma esteira movimentando o produto ao longo de todo seu processamento);
• ORIENTAÇÃO POR PROCESSO: possibilita que os recursos transformados se movam pela produção, sendo encaminhados para recursos transformadores especializados em determinadas funções, conforme o negócio da organização. Um exemplo clássico é a produção de móveis sob medida, onde operações com formatos ou características específicas de produtos podem ser executadas por áreas especialistas;
• ORIENTAÇÃO POSICIONAL: permite que os recursos transformados permaneçam fixos e a movimentação ocorra nos recursos transformadores. Um exemplo clássico é a construção civil, onde a obra permanece imóvel e os equipamentos, materiais e mão de obra se movem para produzir a transformação;
• ORIENTAÇÃO CELULAR: permite agrupar recursos transformadores de diferentes especialidades em células, montadas com foco na produção de um produto ou serviço específico, e trabalhando em conjunto para viabilizar a produção. Elas podem subdividir a produção ou proporcionar uma especialização por célula. É possível ter diversas células com o mesmo objetivo ou com objetivos diferentes, variando de acordo com a estratégia e negócio da empresa (famílias de produtos ou serviços).

Qual modelo aplicar na adiministração pública e na prestação de serviços?

O conceito de linha de produção mecanizada é bem particular da indústria. Contudo, como já mencionado, os benefícios da otimização do layout podem ser aplicados a outros setores, como administração pública e prestação de serviços.

Neste contexto, por ser característica a departamentalização dos setores, ganha relevância o tipo de layout “orientação a processos” que, adaptado às práticas de BPM, pode ser utilizado para avaliar interações entre as diferentes áreas, para uma melhor distribuição na estrutura disponível. Aspectos como frequência (volume) dos processos, área necessária para a produção, variedade do serviço e interação entre setores são estudados para a proposição desse tipo de arranjo físico. Um outro ponto de destaque é o alinhamento estratégico, que deve ser considerado para assegurar que as estratégias organizacionais estejam refletidas na organização do layout proposto.

Apesar da existência de outras alternativas de métodos e ferramentas, para avaliar interações entre áreas é recomendado utilizar o diagrama de fluxo do processo, o qual define todas as interações existentes entre unidades, para cada processo, consolidando dados como distância percorrida, tempo gasto com deslocamento e volume. Com o conjunto de diagramas de fluxos obtidos é possível estabelecer um diagrama Sankey que demonstre, para toda a organização, as áreas com maior interação. Esta análise pode ainda ser refinada, de forma a demonstrar as interações apenas para os processos de maior frequência (e representatividade nos custos/receitas), em função de seu provável maior impacto sobre a organização. As práticas de BPM podem assegurar, ainda, a revisão dos fluxos dos processos, eliminando movimentações desnecessárias e simplificando o trabalho entre as partes.

São estes estudos preliminares que permitirão orientar o arranjo físico aos processos da empresa, fazendo com que a alocação dos recursos observe critérios técnicos e de origem estratégica. É a partir destes estudos que o projeto do arranjo físico deve ser estruturado, assegurando que cada uma das unidades seja alocada considerando o todo da organização.

Aplicação na administração pública: Case CELESC

Para ajudar na compreensão da estrutura de um trabalho de layout, que resultou na proposição de um arranjo físico do tipo “orientado a processos”, a seguir é apresentado o case CELESC.

A Celesc tem investido ao longo dos anos na melhoria de sua gestão. Em 2015, preocupada em reorganizar sua unidade sede para um melhor aproveitamento dos seus mais de 20.000m² de área útil, empreendeu projeto para reestruturação do layout do prédio do Itacorubi (Administração Central).

Com mais de 800 funcionários alocados em cerca de 120 setores, a grande preocupação era redistribuir suas unidades utilizando critérios pré-definidos (técnicos e estratégicos), que garantissem as necessidades de aproximação entre recursos. A otimização de espaços de uso coletivo, como as salas de reunião e auditórios, e a regulação do fluxo de visitantes também foram objetos do estudo.

A análise de processos envolveu fontes de dados diversas, como sistemas, planilhas, entrevistas e observação, utilizadas na etapa de definição do estado atual. Ferramentas como o diagrama de fluxo do processo e a análise Sankey ajudaram a definir prioridades que orientaram a alocação dos setores no arranjo físico.

Com base nos estudos, os setores e unidades da Celesc foram distribuídos de forma a considerar suas prioridades em termos de aproximação, e o resultado foi aprovado com os gestores. A partir disto, as plantas foram desenhadas em AutoCAD (programa específico para projetos de engenharia), para refletir os postos de trabalho e a alocação do quadro funcional. Atenção especial foi dada à legislação e normas técnicas vigentes, importantes restrições a serem consideradas no projeto.

Com o projeto completo, a Celesc realizou a implementação do novo arranjo físico. Para isso, licitou as contratações de serviço para movimentação de móveis, divisórias, instalações elétricas e lógicas, fornecimento de carpete, dentre outros, para assegurar apoio na preparação da nova estrutura. Um plano de movimentação também foi montado para assegurar o adequado andamento do projeto, que durou cerca de seis meses, e foi pensado para gerar o menor impacto possível na estrutura da empresa, que continuou a funcionar normalmente naquela unidade durante todo o processo de mudança.

O novo arranjo físico trouxe inúmeros ganhos para a Celesc, com destaque para:

• Otimização de espaço com redução de 20% da área física ocupada (liberação de aproximadamente 4.000m²);
• Redução de cerca de 80% na distância entre setores com maior interação;
• Otimização do uso e compartilhamento das áreas de uso comum (ex.: salas de reunião – redução de 50% do total – aumento da taxa de utilização dos recursos disponíveis);
• Melhoria na segurança patrimonial (análise de fluxo de visitantes e colaboradores – com definição de áreas de acesso especiais);
• Melhoria em fatores físicos, como de temperatura (formato do arranjo permitiu melhor circulação de ar condicionado pelas áreas produtivas);
• Revitalização de espaços e melhor distribuição.

Por onde começar?

Para executar a revisão do seu arranjo físico, é recomendado adotar uma metodologia que oriente a execução de cada uma das etapas do projeto, envolvendo:

• Levantamento de informações: inclui a coleta de informações relativas a estrutura organizacional e sua atual lotação, a interação entre áreas, os maiores problemas com o layout existente, a frequência de troca de informações, as premissas organizacionais e estratégicas, entre outras;
• Estudo do layout: com base em ferramentas como diagrama de fluxo de processo, gráfico de-para, análise Sankey, o objetivo é realizar a avaliação da ocupação e a identificação de necessidades específicas que possam ser atendidas pelo projeto de arranjo físico;
• Proposta de layout: a partir do estudo, uma proposta (macro) de alocação deve ser realizada, com envolvimento dos gestores e funcionários no processo de alocação. A proposta deve ser aprovada pela organização, para a continuidade do projeto;
• Detalhamento do layout: consiste no projeto de todos os espaços físicos, com a alocação de setores, recursos e postos de trabalho que viabilizarão a produção;
• Orçamento para implantação: a partir do detalhamento do arranjo físico, deve ser elaborado orçamento que inclua a movimentação de móveis, estrutura, divisórias, máquinas dentre outros elementos necessários (ou desejados) para a mudança no layout;
• Plano de movimentação: aprovado o orçamento e a execução das mudanças, é necessário elaborar plano de movimentação que assegure que o processo de mudança ocorrerá no menor tempo possível, com o mínimo impacto sobre as atuais atividades de produção da empresa (inclusive plano de contingência);
• Implantação do layout: deve ocorrer em conformidade com o plano de implantação, assegurando as obras e ações necessárias para a implantação do layout.

E aí, pronto para colocar a mão na massa? Caso necessite de ajuda, saiba que a 3Neuron desenvolveu um método para apoiar a administração pública e as empresas de serviço na reestruturação do seu arranjo físico. Para obter mais informações, preencha o formulário abaixo, que entramos em contato com você.