A crescente onda de iniciativas para melhoria da gestão pública vem trazendo diversos benefícios para o cidadão e também para os órgãos envolvidos nos projetos. A redução de custos para o governo, o aumento da transparência nos processos, a facilidade para gestão de demandas e recursos e a redução no tempo de execução das atividades são apenas alguns dos benefícios que podem ser alcançados.
Por que reduzir papel é importante?
Entre os diferentes formatos que a otimização da gestão pública pode assumir, a redução de papel e a digitalização dos processos estão entre as de grande impacto para os setores. Quando se utilizam processos digitais o encaminhamento de documentos é facilitado, apoiando principalmente unidades de trabalho com grande distância física, como setores em cidades diferentes. Essa agilidade é potencializada quando pensamos que muitas vezes os processos precisam retornar ao remetente para correções. Um dia para envio, um dia para retorno e mais um dia para o novo envio das correções podem ser transformados em frações de segundo.
Além disso, quando reduzimos papel e adotamos softwares de apoio, permitimos o acompanhamento em tempo real pelos envolvidos de tudo o que acontece com cada documento. Dependendo do sistema utilizado é possível saber em qual setor o processo está, se já foi recebido ou se está na fila de espera, quais documentos foram anexados e até qual o conteúdo deles. A transparência alcança um novo patamar, antes inviável com as restrições impostas pelo uso do papel.
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Os processos digitais permitem ainda a análise de dados como nível de produtividade e prazo de execução das tarefas, deixando de apenas apoiar a operação e passando a ser um instrumento de suporte à gestão. Coordenadores, gerentes e líderes de equipe podem coordenar seus times com mais facilidade, garantindo os resultados dos setores e também melhorando a satisfação da equipe, agora com mais instrução e acompanhamento.
Otimizar para intensificar resultados
A estratégia do governo sem papel tem ajudado de forma significativa as organizações, mas é importante considerar uma questão: a migração para os processos digitais precisa ser acompanhada da otimização do processo para que os resultados sejam potencializados. Na gestão pública é comum que a burocratização tenha tornado muitos procedimentos ineficientes, sobrecarregando o processo de informações desnecessárias, documentos repetidos e a transferência entre setores com frequência superior à adequada. A aplicação de ciclos de melhoria para o aperfeiçoamento dos processos antes de sua digitalização garante o alcance de importantes benefícios como a redução de custos e do tempo de execução das atividades pela equipe.
Tecnologia para apoiar e não para complicar
É importante destacar que a estratégia do governo sem papel não se trata apenas de digitalizar documentos ou eliminar itens do processo indiscriminadamente. A tecnologia utilizada e o processo otimizado devem garantir a coerência e a legalidade das ações. Além disso, deve-se avaliar se o sistema proposto é de fato aderente ao procedimento e a própria organização.
Veja a proposta da PGE-SC para o governo sem papel
A adoção de processos digitais deve ser trabalhada na organização, conscientizando a equipe sobre o porquê das mudanças propostas. É importante que a mudança para uma “realidade sem papel” seja trabalhada por todos e para todos, com coerência nas ações e decisões. Assim, a nova forma de trabalho será adotada com mais facilidade em todos os níveis e trará resultados mais rapidamente.
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