As empresas nascem, crescem, sobrevivem ou morrem. Algumas em alta velocidade, outras nem tanto assim. Em cada fase do ciclo de vida da empresa, ela deve ser gerenciada de acordo com suas respectivas necessidades, em termos de conteúdo (complexidade) e aplicação técnica (profissionalismo). Logicamente, conforme a empresa cresce ela é mais exigida por pressões internas, da sociedade, de concorrentes, de fornecedores e dos próprios clientes.
Empresas são formadas por pessoas e seus respectivos líderes a conduzem a partir da tomada de decisões. Por isso, os momentos em que os líderes se encontram para debate e deliberação precisam ser objetivos e profissionais, ou seja, otimizados. Em linhas gerais, esses momentos são representados por reuniões de trabalho, sejam elas de suas respectivas áreas, diretivas em conjunto com outros gestores ou reuniões de comitê executivo. Essa otimização, que oportunamente podemos traduzir em eficiência e eficácia, deve ser buscada principalmente com a qualidade e atualidade da informação e com a rapidez, praticidade e flexibilidade necessárias.
Confira abaixo algumas práticas que tornam as reuniões mais profissionais e interessantes, de modo a permitir que a liderança seja mais produtiva.
Secretariado
O papel do secretariado é importante para otimizar as reuniões de trabalho, pois tem como função auxiliar os executivos com atividades como controle de arquivos (pautas, atas, assinaturas), organização do evento, gerenciamento de agenda, etc. Por vezes, pode atuar assessorando e controlando o andamento das reuniões, bem como providenciar o registro das deliberações e resumo das decisões. Para conduzir adequadamente as reuniões, é importante observar o alinhamento dos debates à pauta estabelecida e direcionar a atenção dos participantes no que realmente importa, ou seja, nas decisões a serem tomadas.
Relatórios Prontos – Reports e Dashboards
Com certeza você já ouviu falar que uma imagem vale mais que mil palavras. Nas reuniões de trabalho, as imagens são os gráficos. Seja para acompanhar indicadores, mostrar os resultados de uma política de venda ou dos lucros nos últimos períodos, os gráficos são ferramentas fundamentais para sintetizar informações, possibilitando análises diversas (fundamentadas em números) e uma memorização garantida para os líderes (que vão querer acompanhar as barrinhas e linhas até mesmo longe de uma sala de reunião). Portanto, manter esses relatórios elaborados e atualizados economiza tempo e qualifica a informação antes, durante e após as reuniões. E claro, por que não ter isso automatizado? Sim, é muito mais fácil do que parece – veja nesse artigo como soluções de Business Intelligence podem te ajudar.
Técnicas de construções coletivas e de apoio à decisão
Dizer que as reuniões precisam ter um objetivo claro a todos é chover no molhado. O difícil é cumprir o objetivo – falta de foco e discussões desnecessárias são algumas das barreiras. Muitas vezes, utilizar ferramentas de construção coletiva ajuda no atingimento dos objetivos, pois elas trazem uma nova dinâmica para a reunião, auxiliando a manter o interesse dos executivos e a reduzir as possíveis resistências internas, já que todos participam da construção. O brainstorming é um exemplo, já que se trata de uma técnica de resolução de problemas na qual ideias são “jogadas na mesa” sem preconceitos, com objetivo de chegar a um denominador comum ao final da ação. Ainda, outras técnicas de apoio podem ser utilizadas de acordo com o teor das decisões a serem tomadas (apenas para citar algumas: Matriz GUT, Diagrama de Ishikawa, Matriz SWOT, Matriz de Mudge).
Outras práticas que podem contribuir
Empresas que possuem melhor infraestrutura de TIC (tecnologia da informação e comunicação), por exemplo, podem organizar reuniões à distância, reduzindo conflitos de agenda e necessidades de deslocamento. Ainda, conscientizar os participantes da reunião da importância na observação de horário de início e de término evita transtornos e otimiza o tempo de todos.
O que não se pode esquecer é que os líderes são os recursos humanos mais “custosos” da organização, não só em termos financeiros, mas também em custo de oportunidade. Todas as ações que os ajudarem a serem mais produtivos serão muito bem vindas, pois são essas as pessoas que irão liderar a organização para o atingimento das metas.
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